Da bi dodali e-mail template, prvo moramo ići na Settings(Postavke), zatim na Registry(Registri) i tu pronađemo E-mail templates(E-mail predložak).
Nakon što smo odabrali E-mail templates, u gornjem desnom kutu kliknemo na Add_new_template. Zatim odaberemo jezik na kojem želimo da bude template. To je bitno jer MyRent prepoznaje zemlju odnosno jezik nositelja rezervacije te po tome šalje template na prilagođenom jeziku. Ako u rezervaciji nije naznačena zemlja ili jezik, MyRent automatski šalje template ne engleskom jeziku. Također, ako u sustavu nema template-a na jeziku nositelja rezervacije, MyRent u tom slučaju također šalje engleski jezik kao default opciju.
Nakon što smo odabrali jezik template-a , dobijemo sljedeći ekran:
Tu dajemo ime template-u(služi za osobnu evidenciju), Subject odnosno naslov template-a(ono što gost vidi u naslovu kad primi mail) te sami tekst template-a. S lijeve stane imamo atribute koji nam pomažu da složimo tekst. Primjerice, na početku template-a svakako se želimo obratiti gostu tako da tekst može početi sa npr.: Dear @guest_name. Kada smo ubacili atribut guest_name, MyRent prepoznaje ime gosta iz svake rezervacije i prilikom slanja template-a, ubaci ime gosta na odgovarajuće mjesto, odnosno tamo gdje stoji atribut guest_name. To vrijedi za sve atribute kojih u ovom trenutku ima preko 150 kako bi što lakše mogli složiti i personalizirati tekst template-a.
Template-i se mogu koristiti za razne situacije. Nabrojati ćemo neke od njih:
-Nova rezervacija
-Otkaz rezervacije
-Naplata avansnog plaćanja
-Doček gosta i priprema
-Provjera stanja upita za rezervaciju
-Specifičnosti određenog smještaja
-Upit za vrijeme dolaska gosta
-Ponuda transfera, izleta
-Zahvala gostu i podsjetnik za recenziju
-Ponuda za popust
Kada smo template dovršili, na dnu ekrana spremimo.
Tu se može vidjeti da se uz napravljeni template mogu poslati još neke stvari. To su:
-Send location files-MyRent ima mogućnost da se uz određenu lokaciju može vezati PDF file. To se najčešće koristi za upute kako doći do objekta. Uz pomoć ove opcije, gostu se može poslati npr. pozdravna poruka plus PDF file kako doći do rezerviranog smještaja.
-Send object files-Kao i za određenu lokaciju, MyRent može i na određenu jedinicu vezati PDF file. Može se također koristiti za razne stvari poput uputa za dolazak do smještaja, specifičnosti smještaja i sl.
-PDF guest-Gostu se uz e-mail template može poslati i voucher odnosno potvrda rezervacije.
-PDF owner-Kao i gostu, vlasniku se također može poslati potvrda rezervacije.
Važno je napomenuti da e-mail template-i služe ne samo za slanje poruka gostima, već se može koristiti i za slanje poruka vlasnicima kao i za podsjetnike korisnicima.
U tekstu pod naslovom E-mail timers možete vidjeti kako e-mail template podesiti da se šalje automatski u određenim situacijama.